Мероприятия под ключ

Корпоративный праздник, форумы и конференции, мероприятия для премиальных брендов, выступления Григория Лепса и Сергея Лазарева в Турции — это далеко не полный список ивентов в багаже представителей агентства. Ярко и сочно, сдержанно и интеллектуально, в России или за рубежом — невыполнимых задач нет.

Манифест № 6

Время — самая

большая ценность, твоя и клиента

{ 10 минут на чтение }

Что учесть PR-менеджерам, HR-менеджерам или маркетологам, на которых возложена задача по организации мероприятия?

1. Определяем стиль. Какая задача перед вами стоит: бизнес-мероприятие для партнеров или инвесторов, пресс-конференция, презентация для совета директоров, корпоративный праздник или тимбилдинг, иная и при этом очень нестандартная задача? Формат мероприятия сразу задаст нужный вектор в планировании
2. Предполагаемое число участников и их состав: подбираем соответствующую численности гостей площадку, понимаем логистику. Понимаем состав участников. Не старайтесь угодить всем, старайтесь угодить каждому. Разделите ваших гостей на категории — сотрудники с высокими запросами, сотрудники с активным образом жизни, скромные коллеги, меломаны и танцоры, любители тихих бесед, и предусмотрите для каждой категории соответствующие активности. Это обеспечит вам минимум недовольных гостей
3. Оределяем дату. Оставьте себе достаточное время для подготовки. Конечно, вполне реально и за две недели декабря найти правильную площадку, топового ведущего, артистов, подготовить и провести на «отлично» корпоративный праздник численностью 500−600 человек. Но такое под силу профессиональным агентствам с большим опытом. При самостоятельной организации лучше не пускаться в подобные авантюры и учитывать сезонность — для мероприятий в декабре или летних выездов в загородные объекты или зарубежные отели, закладывайте минимум 2 месяца на подготовку и как можно скорее бронируйте площадку, ведущего и прочие важные составляющие.
4. Брендинг. Визуальное оформление: максимально интегрируйте свой фирменный стиль, элементы брендбука в оформление мероприятия. Пригласительные, программа мероприятия, баннеры на месте проведения, брендированные деловые аксессуары или более бюджетные варианты — шары, ленты, пусть гости чувствуют максимальную причастность к вашему бренду. Идеально, когда вы имеете возможность дать название своему проекту и разработать для него особый фирменный стиль с учетом общих тенденций вашего бренда. Красиво оформленные пригласительные, программа, входная группа и сцена сразу зададут правильный настрой вашим гостям и добавит солидности мероприятию. NB! Вы всегда можете заказать разработку дизайна мероприятия в профессиональном агентстве, это гарантирует отсутствие проблем при изготовлении и печати баннеров, пригласительных и т. п. На разработку единого стиля оформления желательно закладывать не менее 2-х недель.
5. Подбор площадки. Искать можно разными способами — в интернете на сайтах-агрегаторах, пообщавшись с коллегами по цеху или в профессиональных группах ивент-специалистов в соцсетях, повспоминайте куда вас приглашали на мероприятия, полистайте свежую глянцевую прессу с упоминанием прошедших ивентов. Иногда можно просто задать вопрос в своём аккаунте, в комментариях кто-то из ваших друзей обязательно даст рекомендации понравившемуся месту. Учитывайте вместимость площадки — например, на 70 человек при банкетной или фуршетной рассадке, сколько остаётся места под танцпол, есть ли гримёрки в случае приглашения артистов и есть ли возможность обеспечить им технический и бытовой райдеры. При выборе площадки на открытом воздухе — промониторьте график погоды в вашем регионе на предполагаемые даты за прошлые годы. Продумайте варианты на случай осадков.
6. Организация питания, подбор кейтеринга. Если площадка располагает своей кухней — считайте вы убили двух зайцев одним махом. В противном случае необходимо нанимать ещё кейтеринговую компанию. Независимо от того, воспользуетесь ли вы услугами кейтеринга или местной кухней, обязательно протестируйте выбранное меню до заключения договора. NB! Не забудьте предусмотреть соответствие меню вашим гостям. Подумайте, если среди них есть группы людей, ограничивающие себя в употреблении тех или иных продуктов (например, по религиозным соображениям) будет здорово, если вы учтёте это при составлении меню. При подготовке мероприятия класса премиум, например, для совета директоров или топ-менеджмента ваших ключевых партнёров, можно попробовать уточнить у помощников или секретарей ваших будущих высоких гостей об их вкусах и предпочтениях. Тем самым вы обеспечите себе больше баллов за мероприятие
7. Программа. 90% успеха это не только продуманный и увлекательный сценарий, но и сам ведущий. Внимательно посмотрите их портфолио, отберите несколько человек и обязательно встретьтесь с каждым кандидатом лично, ведь вы и ваши гости будете смотреть на ведущего и коммуницировать с ним на протяжении нескольких часов. Проверьте какие интерактивы есть в его арсенале, подойдут ли они вашим гостям.
8. Составляем смету. Наконец вам стали понятны статьи расходов. Не забудьте предусмотреть средства на техническое обеспечение — микрофоны, дополнительное звуковое оборудование для музыкальных коллективов, световые экраны для презентаций. Если вы организуете конкурсы — здорово, если сделаете памятные призы для участников. Для деловых проектов также приветствуются памятные сувениры с названием и датой проведения мероприятия. И заложите в смету 15% на непредвиденные расходы — даже у очень хороших организаторов они случаются.
9. Распределяем роли: если вы, будучи сотрудником компании, являетесь при этом организатором мероприятия, то помните: вы не отдыхаете на корпоративе, вы и ваша команда работаете. Разделите чётко обязанности между своими коллегами, кто отвечает за соблюдение сценария, кто контролирует техническое обеспечение мероприятия (звук, свет, экраны и смену визуалов на них), кто контролирует логистику, кейтеринг (включая время подачи блюд, работу официантов и не забудьте про контроль бара), определите кто контролирует оформление места проведения мероприятия.
10. Безопасность мероприятия. NB! Заранее наладьте контакт со службой охраны вашей площадки, чтобы вы могли беспрепятственно к ним обратиться в случае необходимости, ведь ситуации бывают разные. При организации корпоратива на удаленной площадке или массового мероприятия (несколько сот человек) предусмотрите дежурство скорой помощи. Это дополнительная статья расходов, но безопасность превыше всего. При самостоятельной организации корпоратива об этом часто забывают.
11. Атмосфера. Делайте всё с позитивом, тогда ваше радушие будет чувствоваться в каждом ритме мероприятия. Ваш широкий кругозор и безупречный вкус помогут тонко настроить мелодию ивента.
12. Постпродакшн мероприятия. Соберите все фото и видео, если вы заказывали фото и видеосъёмку — проконтролируйте соответствие предоставленных материалов заранее согласованному техническому заданию. Готовые материалы разошлите участникам мероприятия, дабы укрепить ваши коммуникации и ещё раз напомнить об отличном проекте